Sistem za upravljanje dokumentacijom u informatičkom smislu je skup računarskih programa koji se koriste za skladištenje elektronskih dokumenata i skeniranih papirnih dokumenata, kao i za praćenje dokumenata kroz njihov životni ciklus. DMS – skraćenica od engleskog termina „Document Management System“ služi za skeniranje, upravljanje (workflow) i arhiviranje papirnih i elektronskih dokumenata.
DMS se može posmatrati i kao set standardnih postupaka koji:
- Kontrolišu kreiranje i odobravanje dokumenata
- Prate verzije dokumenata
- Obezbeđuju upravljanje skladištem dokumenata iz kog se lako mogu pretraživati dokumenti
- Obezbeđuju sigurnost i bezbednost dokumenata i sprečavaju neautorizovan pristup dokumentima
- Obezbeđuju postupke arhiviranja dokumenata, kao i brisanje starih dokumenata za koje više nema potrebe za čuvanjem u arhivi
Elektronski sistem za upravljanje dokumentima
Kada govorimo o DMS-u uglavnom govorimo o elektronskom sistemu za upravljanje dokumentacijom. Znači, računari, računarska mreža, poslovni softver sa mogućnostima upravljanja dokumentacijom, radnim procesima i sl.
Prevedeno na jezik poslovne prakse to znači da vam je u najmanju ruku potreban uređaj za skeniranje papirnih dokumenata (najčešće skener, ali i fotoaparat na mobilnom telefonu), zatim definisan proces po kome se i šta dešava sa skeniranim dokumentom, i naravno, potreban vam je softverski alat koji time upravlja.
To znači da ako dobijete ulazni papirni račun od dobavljača postoji način da takav račun skenirate i pridružite unosu ulaznog dokumenta, i na taj način uvek imate dostupnu sliku originalnog ulaznog računa koji dalje ulazi u proces odobravanja, knjiženja, plaćanja i arhiviranja. Dodatno, svaki takav ulazni dokument moguće je opisati dodatnim parametrima na osnovu kojih ga kasnije možete pronaći. Ovi parametri se često nazivaju metapodaci i oni sadrže na primer: naziv kupca, datum, opis i sl.
Šta sa elektronskim dokumentima?
Za DMS nije mnogo bitno da li su u pitanju elektronski ili papirni dokumenti. Razlog je jednostavan. I papirni i elektronski dokumenti DMS tretira kao elektronske. Elektronski dokumenti nastaju elektronski i tu nema mnogo dileme, a papirni putem skeniranja dobijaju svoj elektronski oblik i dalje u okviru DMS žive svoj elektronski život. Originalni papirni dokument ne treba da bacate ali je na ovaj način lakše pretražiti elektronsku arhivu nego registratore.
Preduslovi?
Pored informatičkog postoji i poslovni aspekt cele priče. To je set procedura, pravila i okvira za upravljanje dokumentacijom. Proces prodaje na primer ima nekoliko dokumenata koji su od značaja. Ponudu, predračun, čak i nekoliko verzija ponude, krajnju ponudu, ugovor, račun i otpremnicu… Svaki od ovih dokumenata može, a ne mora imati obavezno odobravanje i pregled od strane rukovodioca. Ako nešto nije u redu sa nekim od dokumenata ili verzijom istih, imenovana odgovorna osoba u sistemu može reagovati komentarom ili odbacivanjem takvog dokumenta i vraćanjem na reviziju. Ključ je u definisanju poslovnih procesa i koraka, aktivnosti ili postupaka u tom procesu. Ukoliko takve procese već imate definisane u okviru nekog standarda posao će vam biti donekle olakšan. Ako pak takve procese nemate definisane, možete iskoristiti implementaciju sistema za upravljanje dokumentima kao pomoć pri definisanju ključnih poslovnih procesa.
Prednosti
Ključna stvar je automatizacije komunikacije, obaveštavanja i odobravanja svih definisanih koraka u poslovnom procesu. Postoji sledljivost celog procesa, što omogućava bolju kontrolu, merljivost i kasnije unapređenje.
