Generalno postoje četri najčesća skladištenja:
- Folderi računara: dobra i logična struktura, ali različiti ljudi je koriste na različite načine, zavisno od ličnih sklonosti.
- Mail Sanduče za elektronsku poštu: mogućnost personalizovane strukture foldera, koja je često različita od strukture folder ana računaru.
- Ormani za arhiviranje dokumenata: oni mogu da budu za jednu osobu, ili posebno ustrojeni za odeljenje ili čitavu firmu, čak i tada, njihova struktura često se razlikuje u zavisnosti od zaposlenih ili odeljenja koja ih koriste.
- USB memorije: možemo da koristimo za arhiviranje rezervnih kopija ličnih dokumenata, ili da premestimo dokumenta na druga mesta za skladištenje.
Svaki poseduje jedan deo informacije koji može a ne mora biti ažuran. Kao posledica toga, postoji velika opasnost da se dokumenta izgube, da budu izložena neovlašcenom pristupu, da budu ukradena i uništena.
Hijerarhijska struktura u obliku stabla. Iako je to jasan i logičan način čuvanja dokumenata, svaka hijerarhija je različita jer ljudi imaju različite poslove i jer razmišljaju na različit način.
Kada sistemi postanu preveliki, i kada sadrže informacije koje potiču od nekoliko osoba, to postaje veliki problem.
Ljudi dupliraju dokumenta umesto da ih kopiraju u sisteme za skladištenje – u svoje sanduče za elektronsku poštu, na lokalni disk, mrežni uređaj ili na USB memorijski uređaj, tada je teško zapamtiti koja verzija je najnovija.
Rešenje je odustati od hijerarhijske strukture u obliku stabla i umesto toga postavljamo vam samo dva pitanja:
Kod Upravljanje dokumentima dve bitne informacije su vrsta dokumenta i njihovo označavanje radi identifikacije i pronalaska.
U Therefore sistemu za upravljanje dokumentima skenirani i arhivirani ugovor možete označiti direktno sa ekrana multifunkcijskog uređaja gde skenirate. Na sličan način, dokumente možete označiti praktično sa svake aplikacije.
Zbog postojanja oznaka nema potrebe za bilo kakvom hijerarhijskom strukturom, a pošto svako ko ima pravo pristupa može da pretražuje dokument iz centralne memorije, nema potrebe za dupliranjem dokumenata.
Sada imate samo jedno mesto za skladištenje, pretraživanje, distribuciju i obezbeđivanje dokumenata.
Therefore pruža:
- Proces rada s dokumentima
- Arhiviranje elektronske pošte
- Paketno skeniranje
- Bezbednost dokumenata
- Automatsko prikupljanje izlaznih dokumenata iz informacionih sistema
- Skladištenje na bezbednom mediju u slučaju otkaza sistema.